Datenschutzerklärung

01Verantwortlicher

Rostify GmbH
Tigergasse 17
1080 Wien
Österreich
E-Mail: office@rostify.app
Telefon: +43 1 4120052
Firmenbuchnummer: FN 522237x, Handelsgericht Wien

Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter office@rostify.app oder an der oben genannten Postanschrift. Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bei uns nicht vorliegen.

02Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für

• die Website www.rostify.app (einschließlich der englischen Sprachversion),
• die Produktdokumentation docs.rostify.app und
• die Terminbuchung book.rostify.app.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in der Software Rostify (login.rostify.app) sind unsere Kunden – in der Regel Ihr Arbeitgeber – Verantwortliche. Rostify verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Informationen zu dieser Verarbeitung und zu Ihren Rechten erhalten Sie von Ihrem Arbeitgeber. Die Server der Software stehen in Rechenzentren in der Europäischen Union.

03Aufruf unserer Websites (Server-Logdateien)

Zweck:

Wenn Sie www.rostify.app, docs.rostify.app oder book.rostify.app aufrufen, überträgt Ihr Browser technisch zwingend Daten an unseren Webserver. Wir verarbeiten diese, um Ihnen die Seiten auszuliefern, den stabilen Betrieb zu gewährleisten und Angriffe auf unsere Server zu erkennen und abzuwehren.

Daten:

IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse (URL), zuvor besuchte Seite (Referrer), übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Browsertyp und -version sowie Betriebssystem (User-Agent).

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung unserer Websites.

Speicherdauer:

Server-Logdateien löschen wir nach 30 Tagen. Wird innerhalb dieser Frist ein konkreter Angriff festgestellt, bewahren wir die betroffenen Einträge bis zum Abschluss der Aufklärung auf.

Bereitstellung:

Ohne diese Daten ist ein Aufruf der Websites technisch nicht möglich.

04Schutz vor automatisierten Angriffen

Zum Schutz des Kontaktformulars vor Spam enthält es ein für Menschen unsichtbares Feld, das nur automatisierte Programme ausfüllen. Außerdem löst Ihr Browser vor dem Absenden eine kleine Rechenaufgabe (Cap). Beides läuft auf unserem eigenen Server, ohne Drittanbieter.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Website und des Kontaktformulars vor Missbrauch.

05Kontaktaufnahme per Formular, E-Mail oder Telefon

Zweck:

Beantwortung Ihrer Anfrage und gegebenenfalls Anbahnung eines Vertrags.

Daten:

Name, E-Mail-Adresse, Betreff und Nachricht (Kontaktformular) bzw. die Angaben, die Sie uns per E-Mail oder Telefon mitteilen.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist; in allen anderen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen, die an uns gerichtet werden.

Empfänger:

Die Formulareingaben werden als E-Mail an unser Postfach übermittelt. Webserver und E-Mail-Postfach betreibt für uns die Host Europe GmbH, Deutschland, als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 9).

Speicherdauer:

Anfragen, aus denen kein Vertrag entsteht, löschen wir 12 Monate nach Abschluss der Korrespondenz. Führt die Anfrage zu einem Vertrag, bewahren wir die Korrespondenz als Geschäftsbrief sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres auf (§ 212 Unternehmensgesetzbuch, § 132 Bundesabgabenordnung); darüber hinaus nur, solange sie für ein anhängiges Verfahren von Bedeutung ist.

Bereitstellung:

Name und E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder. Ohne diese Angaben können wir Ihnen nicht antworten. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Kontaktaufnahme besteht nicht.

06Produktdokumentation docs.rostify.app

Zweck:

Bereitstellung des Rostify-Handbuchs für unsere Kunden und deren Mitarbeitende. Geschützte Bereiche sind nur nach Anmeldung zugänglich.

Daten:

Benutzername, E-Mail-Adresse, Name, Passwort (ausschließlich als verschlüsselter Hashwert gespeichert), Zeitpunkt der Anmeldung sowie die Server-Logdaten nach Abschnitt 3.

Cookie:

Für die Anmeldung setzt docs.rostify.app ein Sitzungscookie (rostify-…) mit einer Gültigkeit von 30 Minuten.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst unser Vertragspartner sind. Nutzen Sie die Dokumentation als Mitarbeitende eines Kunden, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, die vertraglich geschuldete Dokumentation den Personen bereitzustellen, die unser Kunde dafür vorgesehen hat. Für das Sitzungscookie: § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Speicherdauer:

Zugangsdaten löschen wir, sobald der Zugang nicht mehr benötigt wird, spätestens drei Monate nach Ende des Vertrags mit dem jeweiligen Kunden.

07Terminbuchung book.rostify.app

Zweck:

Vereinbarung und Durchführung einer Online-Vorführung der Software (Demo) und gegebenenfalls Anbahnung eines Vertrags.

Daten:

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse und Organisation (Pflichtfelder), freiwillig Telefonnummer und Nachricht, der gewählte Termin, Sprache und Zeitzone sowie die Server-Logdaten nach Abschnitt 3.

Technik:

Die Terminbuchung läuft mit der Open-Source-Software Easy!Appointments auf unserem eigenen Webserver (Host Europe GmbH, siehe Abschnitt 9). Die Seite lädt keine Inhalte von Drittanbietern und setzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein. Zum Schutz vor Spam und automatisierten Buchungen löst Ihr Browser vor dem Absenden eine kleine Rechenaufgabe (ALTCHA). Auch das läuft auf unserem Server, ohne Drittanbieter.

E-Mails:

Sie erhalten eine Bestätigung Ihres Termins per E-Mail. Über den Link darin können Sie den Termin ändern oder absagen und Ihre Daten löschen. Den Zugangslink zur Videokonferenz senden wir Ihnen per E-Mail. Die Demo findet über Microsoft Teams oder Zoom statt. Laden Sie uns über das Konto Ihrer Organisation ein, gelten deren Einstellungen und Datenschutzhinweise.

Cookies:

book.rostify.app setzt zwei technisch notwendige Cookies: ea_session (Buchungssitzung, 7 Tage) und csrf_cookie (Schutz vor gefälschten Formularanfragen, 2 Stunden).

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Buchung der Anbahnung eines Vertrags mit Ihnen dient; in allen anderen Fällen, etwa wenn Sie für Ihre Organisation buchen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, Interessenten unsere Software vorzuführen. Für die Cookies und die Spam-Abwehr: § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Speicherdauer:

Das Buchungssystem löscht Ihre Daten automatisch nach 365 Tagen. Entsteht aus der Demo ein Vertrag, bewahren wir die Korrespondenz wie in Abschnitt 5 beschrieben auf.

Bereitstellung:

Ohne die Pflichtfelder können wir keinen Termin vereinbaren. Eine gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Buchung besteht nicht.

08Cookies und ähnliche Technologien

Cookies sind kleine Textdateien, die Ihr Browser auf Ihrem Endgerät speichert. Technisch unbedingt erforderliche Cookies setzen wir auf Grundlage von § 165 Abs. 3 TKG 2021 ohne Einwilligung. Andere Cookies, etwa für Analyse oder Werbung, setzen wir nicht. Deshalb gibt es auf unseren Websites kein Cookie-Banner.

09Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Folgende Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DSGVO:

Darüber hinaus übermitteln wir Daten an Behörden und Gerichte nur, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

10Links zu sozialen Netzwerken

Unsere Website enthält einen einfachen Link zu unserer Unternehmensseite auf LinkedIn. Es handelt sich nicht um ein eingebettetes Plug-in: Beim Aufruf unserer Website werden keine Daten an LinkedIn übermittelt. Erst wenn Sie den Link anklicken, gelangen Sie auf die Website von LinkedIn; dort gilt die Datenschutzerklärung von LinkedIn.

11Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO ein.

12Datensicherheit

Alle unsere Websites sind ausschließlich verschlüsselt über HTTPS (TLS) erreichbar. Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation und unberechtigtem Zugriff zu schützen, und passen diese laufend dem Stand der Technik an. Bitte beachten Sie: Unverschlüsselte E-Mails sind auf dem Übertragungsweg nicht vor dem Zugriff Dritter geschützt. Senden Sie uns vertrauliche Informationen daher nicht per unverschlüsselter E-Mail.

13Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Richten Sie Ihr Anliegen an office@rostify.app. Wir beantworten es innerhalb eines Monats; in komplexen Fällen verlängert sich die Frist um höchstens zwei weitere Monate, worüber wir Sie informieren (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir weisen zwingende schutzwürdige Gründe nach, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ihren Widerspruch richten Sie formlos an office@rostify.app.

Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. In Österreich ist dies die

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: www.dsb.gv.at

14Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Verarbeitungen oder die Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung; das Datum des Stands finden Sie oben.